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Une mémoire de l’entreprise
Le rôle de la gestion de l’information est, entre autres choses, de garder la mémoire d’une activité humaine. Les fichiers XML sont en théorie inaltérables puisqu’ils contiennent la totalité de leurs informations sous forme numérique. Mais ces fichiers ne représentent pas les formes sous lesquelles sont lus les documents. Au-delà de la mémoire de l’entreprise, une mémoire complète de chaque document supposerait de conserver la totalité des matériels et systèmes de lecture successifs qui permettent d’y accéder.
Un rôle nouveau, plus actif, émerge pour les centres de documentation, avec le numérique : archives ouvertes, récupération de documents sur le Web, etc. On sent des questions émerger sur un rôle différent à assumer : hésitation entre le témoignage d’une action passée et l’enregistrement d’une action en cours, confusion entre l’archivage et la publication. Dès lors, comment garder la mémoire d’un mouvement continu et renouvelé sans cesse ?
L’apport de la numérisation
La numérisation des documents offre la possibilité de faire évoluer le document a posteriori, en y ajoutant de nouveaux outils, de nouvelles formes d’indexation, tout en conservant les possibilités anciennes. Elle permet par exemple d’éviter une duplication abusive des documents, de classer les documents selon plusieurs critères, de contenir des données non « véhiculables » sur papier, de supprimer les contraintes de temps et de lieu, d’implémenter de nouveaux modes de navigation dans l’information. On peut également imaginer de limiter l’accès aux documents contenus dans les bases de données, selon des critères de plus en plus fins et de plus en plus complexes, et modifier ainsi à volonté la stratégie de communication de l’information en entreprise.
L’entreprise s’ouvre désormais aux ressources contenues dans les banques de données du Web. Les portails autorisent par exemple chaque salarié de l’entreprise à personnaliser son interface en fonction de son métier ou créer un lien vers un site sur Internet pour suivre le marché.
